Le backlog (liste des travaux à faire, en cours ou terminés d'une équipe ou d'un projet). est un moyen simple et visuel de s'organiser dynamiquement à l'intérieur d'une équipe. Trello et Planner, comme d'autres outils Kanban, en est une interprétation digitale.
Ce qui est évident et efficace au niveau d'une équipe devient nettement plus compliqué dans le cas d'une entreprise.
En effet, de notre point de vue, trois conditions sont nécessaires à une collaboration inter-équipes efficace. Pour mieux l'illustrer, prenons un cas concret classique : "pour calculer une offre pour un client, j'ai besoin d'une calculation par le département technique, et d'un design esthétique par le département marketing." Dans ce contexte, je dois pouvoir :
Identifier les personnes capable de réaliser ces tâches rapidement.
Leur adresser ma demande facilement et m'assurer de sa prise en charge.
En suivre l'avancement, échanger et collaborer avec la ou les personnes en charge de sa réalisation en vue d'obtenir un résultat qualitatif me permettant de finaliser mon offre.
Si pour le point 1, l'organisation structurelle réponds en grande partie à cette problématique, les points 2 et 3 sont nettement plus compliqués.
En effet, les entreprises sont des systèmes complexes de structures qui s'entremêlent. L'organisation hiérarchique principale, est traversée par les projets, les commissions, les cercles qualités ou produits, les groupes de travail, taskforces ou toutes autres formes d'entités organisationnelles.
La réalité que nous rencontrons est que la plupart des employés, en fonction de leurs compétences respectives, font parties de nettement plus d'entités que ce qui est visible sur l'organigramme, et bien souvent les entités regroupant les compétences dont je pourrais avoir besoin pour travailler sur un problème ou un projet ne me sont pas connues.
Alors, est-ce insoluble ? n'y a-t-il pas de solution à ce problème récurrent ? Les silos seraient-ils une résultante indissociable à toute organisation structurée ?
Posons-nous la question : Si Trello/Planner, si efficace pour un projet ou une équipe était généralisé à toutes les équipes, est-ce que cela réglerait ce problème ?
Cela voudrait dire que, pour chacune des équipes avec lesquelles je peut être amené à travailler ou collaborer, je dois me plonger dans un ou plusieurs tableau Trello/Planner, ayant chacun leurs particularités de gestion, avant de pouvoir simplement comprendre dans quel tableau et comment soumettre ma demande.
Cela vous paraît-il gérable ? Moi, et nos clients qui l'ont tenté, répondons par la négative.
C'est la première des différences fondamentales de DOOIT. Nous l'avons conçu, dès le départ, comme un système devant être déployé sur des entreprises complexes, tout en devant rester simple d'utilisation :
Chaque entité organisationelle, qu'elle que soit sa nature, est un backlog, c'est-à-dire, un réservoir de compétences activables, dans lequel chacun peut adresser ses demandes sans difficulté.
Les demandes y seront priorisées avec les autres tâches de l'équipe.
Les demandeurs peuvent en suivre l'avancement, collaborer et échanger, sans pour autant voir l'entier des backlogs des équipes dont il ne sont pas membres.
Les complexités et exigences des relations top-down et transversales ont été intégrées, chacun voit et ne peut intervenir que sur les cartes sur lesquelles il a un rôle l'y autorisant.
DOOIT propose jusqu'à 5 structures organisationnelles différentes, permettant de modéliser la réalité du système sociale de l'entreprise, dans lequel Le travail se diffuse dynamiquement, naturellement.
Grâce à notre technologie, demander de l'aide ou en apporter s'effectue d'une manière commune et uniforme à toute l'entreprise et paraît naturel. Les frontières des silos s'amenuisent spontanément, sans pour autant diminuer l'importance et la liberté de décision du manager de l'équipe.
C'est l'une des pierre angulaire de notre proposition, une innovation fondamentale apportant un renouveau nécessaire dans le monde du work management, permettant le développement d'une dynamique de collaboration spontanée.
Alors si vous adorez Trello/Planner pour votre équipe, et vous vous désirez déployez cette puissance à l'ensemble de votre entreprise, contactez-nous pour une démonstration.
Si nous avons retenu votre attention ou suscité votre intérêt, suivez-nous sur linkedin, pour découvrir nos autres différences ou innovations fondamentales permettant à la collaboration de changer de paradigme.
gilles@agilbiity.com